So rechnet sich ein Automatisierungs-Pilot in 8 Wochen
Nicht jeder Prozess lohnt sich sofort. Bevor wir eine Zeile Code schreiben, rechnen wir gemeinsam mit dem Kunden – mit drei einfachen Zahlen.
Illustrative Darstellung
1. Häufigkeit × Dauer
Wie oft läuft der Prozess pro Monat, und wie lange dauert ein Durchlauf manuell? Das ergibt die Grundlast in Stunden – meist die größte Überraschung im Gespräch, weil niemand diese Zeit vorher zusammengerechnet hat.
2. Fehlerkosten
Manuelle Prozesse produzieren Fehler – übersehene Fristen, falsche Werte, doppelte Freigaben. Wir schätzen konservativ, was ein typischer Fehler an Nacharbeit kostet, inklusive der Zeit, die es braucht, den Fehler überhaupt erst zu bemerken.
3. Wartezeit für Dritte
Ein Antrag, der drei Tage auf eine Unterschrift wartet, kostet nicht nur Zeit intern, sondern auch Vertrauen extern. Diese Kosten sind schwerer zu beziffern, aber real – gerade wenn Kund:innen oder Bürger:innen auf der anderen Seite warten.
4. Skalierungspotenzial
Lohnt sich die Automatisierung nur für einen Prozess oder lässt sie sich auf weitere Abteilungen, Standorte oder Antragsarten übertragen? Ein Prozess, der sich fünfmal wiederverwenden lässt, rechnet sich oft schon, bevor der erste Piloten-Case überhaupt live geht.
Aus diesen vier Zahlen entsteht ein grober Business Case – und die Entscheidung, ob sich ein Pilot lohnt. Ein Pilot deckt typischerweise einen Teilprozess ab, läuft 2–6 Wochen und liefert echte Zahlen statt Schätzungen für die Ausweitung.
Fazit: ROI vor dem ersten Code
Wer den Automatisierungs-ROI vorab grob berechnet, trifft belastbarere Entscheidungen als nach Bauchgefühl. Die Formel ist bewusst einfach gehalten: Sie soll in einem einzigen Gespräch entstehen, nicht in einer wochenlangen Voranalyse. Für einen Großteil unserer Kunden im Mittelstand zeigt schon dieser grobe Blick, welcher von mehreren Kandidaten-Prozessen sich zuerst lohnt.