Excel-gestützte Planung zentral und nachvollziehbar abbilden

Hinweis: Dieser Beispielprozess basiert auf einem real umgesetzten Kundenprojekt. Kundenname und identifizierende Details werden aus Vertraulichkeitsgründen nicht veröffentlicht; Umfang und technische Lösung folgen dem tatsächlichen Betriebsablauf des Projekts.

In vielen kleinen und mittleren Unternehmen wächst eine Excel-Datei über Jahre mit dem Betrieb. Formeln, Makros, manuelle Ergänzungen und persönliche Arbeitsweisen greifen ineinander. Die Datei erfüllt eine wichtige Aufgabe, ist aber häufig gleichzeitig Eingabemaske, Datenbank, Berechnung und Bericht.

Typische Folgen sind unterschiedliche Dateistände, schwer nachvollziehbare Änderungen, doppelte Datenerfassung und Wissen, das nur bei einzelnen Mitarbeitenden liegt. PIXIT beginnt deshalb nicht mit einer pauschalen Ablösung von Excel, sondern mit dem Verständnis des tatsächlichen Ablaufs.

Gemeinsam wird geklärt: Wer liefert welche Daten? Welche Berechnungen sind fachlich verbindlich? Wo entstehen Ausnahmen? Wer darf sehen, ändern oder freigeben? Welche bestehenden Systeme müssen berücksichtigt werden? Erst daraus entsteht ein belastbares Zielbild.

Das Vorhaben wird in überschaubare und überprüfbare Arbeitsschritte gegliedert:

1. Prozessaufnahme: PIXIT betrachtet einen konkreten Planungszyklus mit den beteiligten Personen und dokumentiert Eingaben, Entscheidungen, Übergaben und Sonderfälle.
2. Bestandsanalyse: Tabellen, Formeln, Makros, Datenquellen und Abhängigkeiten werden inventarisiert. Bewährte Fachlogik wird von historischen Umwegen getrennt.
3. Fachkonzept: Zielprozess, Rollen, Rechte, Statusübergänge und Akzeptanzkriterien werden verständlich beschrieben. Das Unternehmen entscheidet fachlich mit, ohne selbst Software spezifizieren zu müssen.
4. Technisches Konzept: Umgesetzt wurde eine browserbasierte Anwendung mit relationaler Datenbank, rollenbasierten Zugriffsrechten, Änderungsverlauf und geregeltem Export. Schnittstellen werden nur dort vorgesehen, wo sie einen belegbaren Nutzen haben.
5. Prototyp und Pilot: Zunächst wird ein begrenzter Kernablauf mit repräsentativen Daten umgesetzt. Die späteren Nutzer prüfen früh, ob Begriffe, Reihenfolge und Berechnungen zum Arbeitsalltag passen.
6. Iterative Entwicklung: Funktionen werden schrittweise ergänzt, fachlich abgenommen und technisch durch automatisierte Tests, Versionsverwaltung, Code-Review, Staging-Umgebung sowie Sicherheits- und Backupkonzept abgesichert.
7. Datenübernahme und Einführung: Bestehende Daten werden bereinigt, testweise migriert und kontrolliert übernommen. Schulung, Dokumentation und ein vereinbarter Rückfallplan begleiten die Einführung.

So entsteht keine undurchsichtige Sonderlösung, sondern professionell entwickelte Software, deren Entscheidungen und Grenzen für das Unternehmen nachvollziehbar bleiben.

Das Zielbild ist eine gemeinsame Arbeitsgrundlage: aktuelle Daten an einem Ort, klare Zuständigkeiten, nachvollziehbare Änderungen und eine Oberfläche, die den bekannten Planungsablauf unterstützt.

Zur Übergabe gehören ein abgestimmter Funktionsumfang, dokumentierte Rollen und Berechnungsregeln, getestete Kernabläufe, Betriebs- und Datensicherungskonzept sowie eine verständliche Anwenderdokumentation. Offene Erweiterungen werden priorisiert, aber nicht ungeprüft in den ersten Projektumfang aufgenommen.

Für ein KMU übernimmt PIXIT damit die Rolle einer externen Digitalisierungs- und Entwicklungskompetenz. Das Unternehmen bringt sein Prozesswissen ein; PIXIT übersetzt es in Konzeption, Software und einen kontrollierten Betrieb. Messbare Ergebnisse werden erst im realen Projekt definiert und nur mit belastbaren Ausgangs- und Vergleichsdaten bewertet.