Internes Wissen aus freigegebenen Dokumenten auffindbar machen
Dieses Projektkonzept zeigt, wie ein kontrollierter KI-Assistent Mitarbeitende bei der Suche unterstützt, Quellen sichtbar macht und Zugriffsrechte respektiert.
Illustratives Konzept · Wissenssuche mit Quellen
Ausgangslage & Zielbild
Hinweis: Diese Seite ist ein realistisches Projektkonzept und keine veröffentlichte Kundenreferenz.
Wissen liegt in vielen KMU verteilt in Handbüchern, Arbeitsanweisungen, Projektordnern und den Köpfen erfahrener Mitarbeitender. Neue oder seltene Fragen führen zu Unterbrechungen, langer Suche und unterschiedlichen Antworten.
Ein KI-Assistent löst dieses Problem nicht automatisch. Ungeprüfte oder veraltete Dokumente erzeugen auch mit KI unzuverlässige Ergebnisse. Außerdem dürfen vertrauliche Informationen nicht allein deshalb sichtbar werden, weil jemand eine passende Frage formuliert.
PIXIT startet deshalb mit einem klar begrenzten Anwendungsfall, benannten Nutzergruppen und freigegebenen Quellen. Ziel ist eine Such- und Orientierungshilfe für Mitarbeitende — kein autonomes System, das fachliche Entscheidungen übernimmt oder Arbeitsplätze ersetzt.
Vorgehen, Konzeption & Umsetzung
Konzeption und Einführung verbinden fachliche, technische und organisatorische Arbeit:
- Anwendungsfall begrenzen: Fragen, Nutzergruppen und ausgeschlossene Themen werden festgelegt. Für rechtlich oder sicherheitskritische Entscheidungen gelten klare Verweise an verantwortliche Personen.
- Quelleninventar erstellen: Dokumente werden nach Eigentümer, Aktualität, Vertraulichkeit und fachlicher Verbindlichkeit bewertet. Nur freigegebene Inhalte gelangen in den Wissensbestand.
- Rechtekonzept übernehmen: Der Assistent darf keine Informationen offenlegen, die ein Nutzer in der Quelle selbst nicht sehen dürfte. Rollen und Protokollierung werden deshalb vor der Oberfläche konzipiert.
- Technische Architektur festlegen: Für das Beispiel wird eine kontrollierte Suche mit Retrieval-Augmented Generation vorgesehen. Relevante Textstellen werden ermittelt und dem Sprachmodell als begrenzter Kontext bereitgestellt; Antworten zeigen ihre Quellen.
- Qualität messbar testen: Gemeinsam entsteht ein Testkatalog aus typischen, schwierigen und bewusst unbeantwortbaren Fragen. Bewertet werden Quellenbezug, fachliche Richtigkeit, Vollständigkeit und korrektes Ablehnen.
- Sicherheit prüfen: Datenschutz, Hosting, Auftragsverarbeitung, Löschfristen, Prompt-Injection, Protokolldaten und der Umgang mit sensiblen Eingaben werden dokumentiert und getestet.
- Pilot und Betrieb: Eine kleine Gruppe testet den Assistenten im Alltag. Feedback-Funktion, Inhaltsverantwortliche, Aktualisierungsprozess und regelmäßige Qualitätskontrollen werden als Teil des Produkts eingerichtet.
Die KI verkürzt den Weg zur relevanten Information. Die Bewertung der Information und die Verantwortung für betriebliche Entscheidungen bleiben beim Menschen.
Ergebnisbild & Übergabe
Das Zielbild ist ein nachvollziehbarer Wissenszugang: Mitarbeitende formulieren eine Frage, erhalten eine verständliche Antwort mit Quellen und können die zugrunde liegende Passage selbst prüfen.
Zur Übergabe gehören Quellen- und Rechtekonzept, dokumentierte Systemgrenzen, Testkatalog, geprüfte Schutzmaßnahmen, Betriebsverantwortung und ein Prozess zur laufenden Aktualisierung. Der Assistent wird nicht als einmalig fertiges Modell betrachtet, sondern als betreutes Informationssystem.
Für KMU macht PIXIT damit eine Technologie zugänglich, für die intern oft weder eigene KI-Entwicklung noch dauerhaftes Spezialpersonal vorhanden ist. Ein echter Nutzen wird im Pilot anhand Suchaufwand, Antwortqualität, Akzeptanz und korrekt behandelten Grenzfällen bewertet — ohne Stellenabbau oder pauschale Automatisierungsversprechen als Ziel zu setzen.